هذا المقال بقلم: د. مازن الصافي

في هذا المقال سوف نتحدث عن كل ما يتعلق بخطاب التوصية (recommendation letter)، وسنجيب عن الأسئلة التي يبحث عنها الطالب والباحث وطالب المنح وخصوصًا المنحة التركية.

كيف تكتب خطاب توصية ناجح للقبول في المنحة التركية والمنح الدولية الأخرى.

سنحدد في خطاب التوصية نقاط القوة وكذلك نقاط الضعف، ونعالج المعضلات التي تواجه الطلاب والدارسين.

فإن كنت تبحث عن نماذج ناجحة من خطابات التوصية باللغة العربية أو الإنجليزية، فلقد وفرنا لك نماذج مثالية وناجحة يمكنك بها أن تزيد فرصة قبولك وتحقيق أهدافك.

ما هو خطاب التوصية recommendation letter؟

خطاب التوصية هو خطاب مكتوب ومعتمد من قبل شخص خبير أو استشاري أو له مكانة أكاديمية سامية، يمكنه التوصية لطالب لجهة القبول لغرض قبول الالتحاق بكلية، أو مواصلة الدراسة الأكاديمية العليا. فخطاب التوصية هو وثيقة مهمة للغاية في الطلب. تحصل الكليات على لمحة عامة عن شخصية مقدمه من خلال معلمين أو مشرفين صاحب خطاب التوصية.

وكما أن خطاب التوصية قد يأخذ أسماء مختلفة، يمكن أن يطلق عليه خطاب التوصية أو خطاب الترشيح أو خطاب التزكية وجميعهم باللغة الإنجليزية recommendation letter.

اقرأ أيضًا: التسجيل في المنحة التركية 2022

ما هي محتويات خطاب التوصية؟

تنقسم محتويات خطاب التوصية إلى النقاط التالية:

• يصف خطاب التوصية مؤهلات الشخص ومهاراته من حيث صلتها بالتوظيف أو التعليم. ويستمد خطاب التوصية قوته من قوة أصحاب العمل أو الأساتذة أو الزملاء أو العملاء أو المعلمين السابقين الذين يكتبونه ويعتمدونه.
• يتضمن خطاب التوصية الصفات والقدرات التي تجعل المرشح مناسبًا لمنصب معين أو الالتحاق بكلية أو التسجيل في الدراسات العليا.
• في متن خطاب التوصية يتم شهادة بالسلوك الحسن للطالب، وإنجازاته العلمية أو المجتمعية ومستواه العلمي والعملي.
• يمكن إضافة المزيد من البيانات حول الطالب وفق ما يناسب المطلوب في خطاب التزكية وبما يحقق الهدف المنشود منها. مع تمنيات المشرف بالنجاح والتوفيق والقبول للطالب في الجهة التي سيقدم الخطاب لها.
• يترك معتمد خطاب التوصية بياناته وطرق التواصل به أو بالجهة التي أصدرت خطاب التوصية، لإتاحة الفرصة للعودة لها من الجهة المستقبلة للخطاب.
• يجب أن تكون الرسائل كاملة ولكنها موجزة، ويجب تحديد الغرض من خطاب التوصية، وقائمة بمميزات الشخص (يفضل من 2-3) واتباع نموذج التوصيل المعتمد لدى الجهة المستقبلة لخطاب التوصية. وكما يجب ان يحتوي الخطاب على التحية للجهة المستقبلة وتفاصيل الاتصال بكاتب الخطاب ثم تقسيم الخطاب إلى فقرات وخاتمة ومرفقات ان لزم الأمر لتوثيق محتوى الكتاب.
• أهمية اعتماد خطاب التزكية على السيرة الذاتية للشخص مقدم الطلب.
• في حال تزكية بالخبرات يجب ان يكون خطاب التزكية معتمدا على الوصف الوظيفي للشخص وتقييم الأداء.

العناصر التي يفضل توفرها في كاتب خطاب التزكية:

• كتابة مقدمة موجزة توضح هويته وعلاقته بمقدم الطلب وتجربته الشخصية أو خبرته مع صاحب خطاب التوصية.
• بيانات عن الجهة التي يعمل فيها كاتب خطاب التوصية ويفضل أن تكون متلائمة مع أهداف الخطاب والجهة المستقبلة له.
• بيان ختامي يلخص سبب كون الشخص الذي توصي به مناسبًا للفرصة المتاحة (الكلية أو التخصص أو التدريب ..الخ.)
• توقيع يتضمن اسم ومعلومات الاتصال الخاصة بكاتب الخطاب أو الجهة التي قامت باعتماده، مع وضوح وسائل الاتصال والتواصل بها من الجهة المستقبلة لخطاب التوصية.

اقرأ أيضًا: الفرق بين خطاب التوصية وخطاب الدافع

من هو الشخص الأفضل لكتابة خطاب التوصية؟

• من الأهمية اختيار أفضل الأشخاص لكتابة خطاب التوصية الخاص بك. وكما يجب أن يكون كاتب الخطابات شخصًا يمكن التحدث مباشرة أو العودة له. ومن الأهمية أن يكون كاتب التوصية على معرفة بالشخص في المجال الذي سيزكيه فيه.
• ويتم إرسال خطاب التوصية عادةً إلى مدير التوظيف أو مسؤول القبول في جهة العمل أو الجامعة، بحيث يتم دراسة الخطابات وإصدار القرارات بشأن كل منها سواء بالقبول أو بالرفض.
• يفضل أن يكون المشرف أو المدرس الأكاديمي كاتب خطاب التوصية، له علاقة بتخصص الطالب أو المدرسة التي كان فيها الطالب.
• وفي حال كان طلب خطاب التزكية لجهة تدريبية يمكن لإدارة المركز ومن خلال المدرب المباشر كتابة رسالة التزكية للطالب المتدرب.
• ويفضل عالمياً أن تكون التزكية باللغة الإنجليزية أو مترجمة إلى اللغة التي تحددها الجهة المستقبلة لخطاب التزكية.
• ومن الأهمية انه يجب التواصل الشخصي بالجهة التي سترسل لها الخطاب والتواصل سواء وجاهي أو عبر البريد الالكتروني وغيره من القنوات التي تعتمدها الجهة. وكما يجب الانتهاء إلى تاريخ انتهاء التقديم للمنحة ويفضل قبل أسبوعين من انتهاء التقديم.

ما الذي تبحث عنه الكليات في خطاب التوصية؟

• تبحث الجهات الأكاديمية أو العمل عن قصة حقيقية لطالب لديه الشغف للدراسة ومواجهة التحديات للوصول إلى النجاح. من الناحية المثالية.
• في خطاب توصية يبحثون عن منظور شخصي لصاحب التوصية وبعض الأمثلة على إبداعاته وتميزه الذي أحدث به فرقاً مقارنة بزملائه في مدرسته أو مؤسسته.
• في بعض الأحيان يكون خطاب التوصية عبارة عن نموذج يتعين ملؤه، ومن خلاله يتم تقييم الطالب وقياس أبعاد ومعايير وإمكانات تحددها جهة القبول، وعلى إثرها يتم قرار لجنة القبول والاعتماد.
• يتم البحث في خطاب التوصية عن مشاركة المستفيد في دورات تدريبية، وأي خبرات بحثية لدى الطالب، والتعرف على أسلوبه وسلوكه، وتناسب شخصيته مع الكلية أو الدراسة التي قدم عليها طلب الالتحاق.

كيفية كتابة خطاب التوصية

خطاب التوصية يجب ان يحقق الغرض منه، ويكتب على ملف وورد طباعة، ويجب ان يكون من خلال الأوراق أو المستندات المعتمدة في جهة التوصية مثل "لوجو" المؤسسة وبياناتها الرسمية التي تتعامل بها مع الجهات الخارجية وكذلك وسائل التواصل والاتصال معها.

وسواء كان كاتب التوصية هو المدرس او المشرف أو غيره ممن يعتمد عليه في كتابة هذه الخطابات، المهم أن يكون في نهاية الخطاب اسم الشخص الذي قام بالتزكية وصفته وختمه وتوقيعه وختم الجهة التي اعتمدت خطاب التزكية.

ما هي أهداف خطاب التوصية

• كثيراً ما يكون عمل لجنة قبول الطلاب بعيداً عن مقابلة الطلاب أنفسهم، فهم يتعاملون مع المستندات المقدمة لهم والمعتمدة.
• من أهم هذه المستندات المعتمدة هو "خطاب التزكية" لأنه يركز على الكثير من الأجزاء التي تبحث عنها لجنة القبول، ومنها سلوك الطلاب وقدراته ومهاراته وإمكانياته الفكرية وتميزه الشخصي، وهذا بجانب مستواه العلمي، وتوصية حول قبوله في تخصص محدد وتقديم المبررات حول التزكية. جميع هذه الأمور تعبر نقاط إيجابية لصالح الطالب.
• ينصح بأن يكون كاتب خطاب التوصية لديه المعرفة بالطالب وان تكون الصيغة نموذجية غير متكلفة وضمن المعايير المتعارف عليها. لأن محتوى الخطاب سيؤثر على قرار اللجنة ويؤدي إلى تقديم فرص كبيرة للطالب في طلباته الجامعية وحتى يعتبر هذا الخطاب جزء من ملف الطالب في الجامعة أو في المكان الذي اعتمد فيه.
• خطاب التوصية نحتاجه لأنه يحتوي على رسالة إيجابية ودعم ترشيح الشخص دون أي تحفظات عليه أو تعليقات توحي بوجود نقاط ضعف فيه.

اقرأ أيضًا: كيف ابدأ الدراسة في تركيا

ما هي علامات القوة في خطاب التوصية؟

• الاعتماد على المعايير الدولية/ أو لدى الجهة، المتفق عليها في نماذج خطابات التوصية ويفضل ان تكون لغة المخاطبة رسمية وقياسية.
• ملاءمة المحتوى بالمتطلبات التي تدعم موقف الشخص، مثل ذكر المؤهلات والإنجازات والملاءمة للدراسة والقدرات الفكرية والمهارات وغيرها من الأمور التي تعتبر نقاط إيجابية للطالب عند لجنة المتلقي.
• التركيز على أهم المؤهلات وآخر الدرجات العلمية أو الأبحاث أو المشاركات المجتمعية ذات العلاقة
• للحصول على أعلى تأثير، يذكر اثنين أو ثلاثة من إنجازات المرشح الأكثر صلة بالوصف الوظيفي ويقدم أمثلة محددة لتوضيح مدى ملاءمته للوظيفة.
• الالتزام بموعد إرسال خطاب التزكية وعبر القنوات المعتمدة والمعنون في جهة المتلقي.

نماذج لخطابات التوصية للعمل والمنح

هناك العديد من التنسيقات التي يمكن أن تحتوي عليها خطابات التوصية. فيما يلي نماذج لما قد يبدو عليها الخطاب المكتمل:

• خطاب توصية باللغة الانجليزية - اضغط هنا للمشاهدة أو التحميل.
• خطاب توصية باللغة العربية -اضغط هنا للمشاهدة أو التحميل.
• خطاب توصية للمنح باللغة الإنجليزية -اضغط هنا للمشاهدة أو التحميل.
• خطاب توصية للمنح باللغة العربية -اضغط هنا للمشاهدة أو التحميل.

خاتمة

يتضح لنا أهمية خطاب التوصية، ويجب أن يعكس رسالة إيجابية عن مقدم الخطاب لكي يلقى القبول من الجهة المستقبلة. وكما أن خطاب التوصية يجب أن يكون منطقيًا وواقعيًا وأن يغطي جوانب سلوكية وفكرية وعلمية لدى الشخص وذلك لأن الاعتدال في الأمر مدعاة للإقناع والتأثير والمبالغة المفرطة تعني ان خطاب التوصية غير حقيقي وبالتالي قد يهمل ولا ينجح صاحبه في الوصول إلى مبتغاه.

إذا ما زلت بحاجة إلى معرفة أي استفسار آخر فنحن هنا لمساعدتك، لذلك بإمكانك دائمًا التواصل:

عبر الاتصال:
0095437394024

أو الواتساب من خلال هذا الرابط.