معايير كتابة خطاب توصية ناجح

معايير كتابة خطاب توصية ناجح

2020-04-01

ما هو خطاب التوصية

هو مستند يبرز سمات شخصية الفرد وأخلاقياته لمساعدته في عملية تقديم الطلب، حيث يمكن للطالب استخدامه لمساعدته على دخول برنامج أكاديمي، وغالبًا ما يكتبه الشخص الذي قضى وقتًا معه في بيئة أكاديمية أو في العمل، وهو يوفر للجامعة مرجعاً لمؤهلات مقدم الطلب بما في ذلك مهاراته ونقاط قوته وأهدافه وإنجازاته، فعندما يتقدم الطالب للحصول على قبول في الجامعة، سيحتاج إلى خطاب توصية او أثنين من المدرس في المدرسة الثانوية (للالتحاق ببرنامج البكالوريوس) أو أساتذة الجامعة أو من صاحب العمل في بعض الأحيان (للالتحاق برامج الماجستير والدكتوراه).

أهمية خطاب التوصية

تبحث أقسام القبول في الجامعات عن أشياء معينة في خطابات توصية الطالب، حيث تعتبر شهادة شخصية للجامعة نيابة عن الطالب، فكتابة خطاب توصية صريح وإيجابي للطالب يمكن أن يساعده على التميز عن المتقدمين الآخرين، في بعض الحالات قد يتم تقديم التوصيات أثناء مكالمة هاتفية أو عن طريق ملء نموذج عبر الإنترنت أو عبر البريد الإلكتروني وذلك لضمان السرية والمصداقية.

معايير عامة قبل كتابة خطاب التوصية

  1. اختيار الشخص المناسب:

حيث يجب التأكد من أن الرسالة ستكتب فقط إذا كان هناك إمكانية لكتابة توصية إيجابية، ولذا فإن على المدرس أن يعتذر إذا اعتقد أنه لا يستطيع ذلك، وفي هذه الحالة يمكن توجيه الطالب نحو المدرس او المسؤول الذي قد يكون أكثر ملاءمة.

  1. معلومات عن الجامعة:

يجب طلب معلومات من المتقدم عن الجامعة أو الكلية التي يرغب بالالتحاق بها، وذلك للتركيز على مهارات الطالب المتعلقة بقدرته على النجاح في تلك الجامعة او الكلية، فخطاب التوصية الذي يتم كتابته يختلف للطالب الملتحق بكلية المجتمع عن ذلك الذي يكتب لشخص يخطط للذهاب إلى جامعة حكومية أو جامعة خاصة.

 

  1. توفير المعلومات عن الطالب:

وهي قائمة بالإنجازات الأكاديمية والأنشطة اللامنهجية والمعدل التراكمي، حيث سيساعد ذلك على تفصيل الخطاب، وكذلك السيرة الذاتية حتى يتمكن المدرس من فهم خلفية الطالب المهنية أو الأكاديمية بشكل أفضل، ويمكن أيضا التحدث مع الطالب مطولاً لمعرفة المزيد حول سبب التقديم للجامعة، وما يريد تحقيقه وما يأمل في كسبه من ذلك، وبالتالي القدرة على تضمين وجهة نظر المدرس حول هذه المعلومات في الرسالة.

تفاصيل هامة لخطاب توصية ناجح

  1. التعريف بالمدرس:

تعتمد مصداقية المدرس فيما يتضمنه خطاب التوصية كثيرا على خلفية هذا المدرس، لذا في بداية الخطاب من المناسب ان يعرف المدرس عن نفسه وما هي مؤهلاته وخبرته التي تخوله للحديث نيابة عن الطالب، حيث يتم تضمين المسمى الوظيفي الخاص بالمدرس، والمواضيع التي يدرسها.

  1. المعرفة بالطالب:

يتم شرح كيف تعرف المدرس على الطالب، مع ذكر المدة التي عرفه فيها.  والمساقات التي درسها الطالب بإشراف المدرس، كما يمكن تحديد دور المدرس كمشرف أو منسق لأحد الفعاليات أو الانشطة اللامنهجية الذي كان الطالب عضوًا نشطًا فيها.

  1. تضمين أمثلة محددة:

 من المناسب تقديم أمثلة محددة في الخطاب للطرق التي أظهر بها الطالب مهارات وصفات مختلفة، فغالباً ما تبحث العديد من الجامعات عن مرشحين بإمكانهم المساهمة بفعالية في البرنامج ويمكن الاستفادة منهم، كما قد يرغب مسؤول القبول في معرفة ما إذا كان من المحتمل أن ينضم الطالب إلى النوادي والأنشطة، وأن يكون نشطًا في تعليم ومساعدة أقرانه.

  1. الإيجابية:

إذا كان المدرس يؤمن أن هذا الطالب مرشح قوي للجامعة، فإنه يمكن ان يضمن خطابه مفردات مثل "أوصي بهذا الطالب بدون تحفظ"، مع التأكيد على ذلك في بداية ونهاية الخطاب.

  1. تجنب الكليشيهات:

 هناك العديد من الكليشيهات الشائعة في خطابات توصية الطلاب والتي يفضل تجنبها، بما في ذلك العبارات الغامضة مثل "الطالب الدؤوب"، حيث يجب التأكد من تجنب هذه الكليشيهات كونها فضفاضة وأصبحت دون معنى محدد.

  1. خاتمة الخطاب:

يمكن إنهاء الخطاب من خلال إعادة التأكيد على مؤهلات الطالب والاعلام أن المدرس متاح إذا كان لدى الجامعة مزيد من الأسئلة حول التوصية والتجارب مع الطالب، يمكن لهذه الخطوة النهائية أن تظهر للجامعة أن المدرس يؤمن بقدرات الطالب ويؤيدها تمامًا، مما قد يؤثر على قرارهم في اختياره للبرنامج.

  1. مشاركة معلومات الاتصال:

يجب توفير طريقة للجامعة للاتصال بالمدرس كاتب خطاب التوصية، وذلك في حال كانت لديهم أسئلة أخرى، لذا يجب تضمين عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف أو كليهما في نهاية الرسالة.